Szanowni Państwo,
Rozprzestrzenianie się koronawirusa COVID-19 zostało uznane przez Światową Organizację Zdrowia za globalną pandemię. W miarę rozwoju sytuacji wszyscy przedsiębiorcy stają przed wyzwaniami, na które muszą szybko reagować.
W związku z tym przedstawiamy Państwu zbiór rozwiązań, które w obecnych warunkach mogą stosować polscy przedsiębiorcy.
W pierwszej części przedstawiamy informacje, związane z koniecznością wstrzymania lub ograniczenia działalności przedsiębiorstwa. Wskazujemy w niej, w jaki sposób pracodawca może postępować wobec pracowników, a także opisujemy, jakie propozycje przewiduje Rząd, aby pomóc przedsiębiorcom, czyli tzw. „Pakiet Osłonowy dla Firm”.
Druga część Informatora to odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania związane w szczególności z prawem pracy i nowymi przepisami.
Proszę o zwrócenie uwagi, że sytuacja jest bardzo dynamiczna, a nowe przepisy są ogłaszane i wchodzą w życie każdego dnia. Będziemy informować Państwa na bieżąco o wszystkich istotnych zmianach.
Spis treści
- Powierzenie pracy zdalnej
- Zmiana sposobu świadczenia pracy na telepracę
- Wynagrodzenie za przestój
- Zrzeczenie się prawa do wynagrodzenia przez pracownika – brak możliwości
- Wysłanie pracowników na urlop wypoczynkowy
- Wysłanie pracowników na urlop bezpłatny
- Udzielanie dni wolnych w zamian za prace w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta
- Zwolnienia grupowe
- Obecnie dostępne ulgi w spłacie lub umorzenia należności z tytułu składek w ZUS
- Projekt „Pakiet Osłonowy Dla Firm”
- Czy w Polsce obowiązuje stan wyjątkowy lub stan klęski żywiołowej?
- Co oznacza stan zagrożenia epidemicznego?
- Czy została wprowadzona ustawa związana z zapobieganiem koronawirusowi?
- Czy pracownikowi można nakazać wykonywanie pracy zdalnej?
- Czy pracownikowi przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy?
- Czy przedsiębiorca może być obciążony dodatkowymi obowiązkami w związku z koronawirusem?
- Jakie przepisy zostały zawieszone w związku z koronawirusem?
- Czy inspekcja sanitarna otrzymała dodatkowe uprawnienia?
- Jakie są obowiązki przedsiębiorców w zakresie obronności państwa?
- Czy możliwe jest skierowanie osoby na przymusową kwarantannę?
- Jak należy traktować osobę objętą kwarantanną pod kątem świadczeń pracowniczych?
- Czy osobie wracającej do Polski odbywającej kwarantannę wydawana jest decyzja inspekcji sanitarnej?
- Czy wypadek w czasie pracy zdalnej (home office) może być kwalifikowany jako wypadek przy pracy?
- Czy do skierowania pracownika do pracy zdalnej konieczna jest odrębna umowa?
- Czy w przypadku pracy zdalnej pracodawca musi zwracać pracownikowi koszty zwiększonego użycia energii elektrycznej?
- W jakiej formie można wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej?
- Na jak długi okres praca zdalna może być polecona?
- Czy pierwotnie określony czas świadczenia pracy zdalnej może być skracany lub wydłużany?
- Czy za odmowę wykonywania pracy zdalnej można nałożyć na pracownika karę?
- Czy w przypadku zamknięcia zakładu z uwagi na koronawirusa przysługuje pracownikom wynagrodzenie przestojowe?
- Czy pracownik może odmówić pracy w zakładzie pracy powołując się na obawę przed zarażeniem COVID-19?
- Czy pracownik może odmówić wyjazdy służbowego w rejon, gdzie występuje koronawirus?
- Jak powinien postępować pracodawca w celu zminimalizowania ryzyka?
- Czy pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia płynów dezynfekujących?
- Czy pracodawca musi przygotować odrębną instrukcję/procedurę związaną z koronawirusem?
- W jaki sposób można zmienić limit godzin nadliczbowych?
- Czy pracodawca może badać stan zdrowia pracownika, np. jego temperaturę?
- Co należy zrobić z pracownikiem, który w badaniu temperatury będzie wykazywał objawy choroby?
CZĘŚĆ I
Wstrzymanie lub ograniczenie działalności przedsiębiorstwa
w związku z koronawirusem – rozwiązania dla pracodawców i przedsiębiorców
1. Powierzenie pracy zdalnej
W przypadku pracowników, którzy mogą wykonywać pracę poza zakładem, możliwe jest wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej. Możliwość taką wprowadza ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374).
2. Zmiana sposobu świadczenia pracy na telepracę
Rozwiązanie podobne do wskazanego w pkt 1 powyżej. Polega na wykonywaniu pracy regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Różnica jest taka, że pracodawca musi zawrzeć z pracownikiem porozumienie dotyczące zmiany warunków zatrudnienia (jest to więc decyzja pracodawcy i pracownika, a nie jednostronne polecenie pracodawcy).
3. Wynagrodzenie za przestój
W określonych sytuacjach pracownikowi przysługuje wynagrodzenie za czas, w którym praca nie jest wykonywana. Jedną z takich sytuacji jest wynagrodzenie za czas przestoju (potocznie: „przestojowe”).
Zgodnie z art. 81 § 1 kodeksu pracy pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje wynagrodzenie:
- wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną,
- a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – 60% wynagrodzenia.
Wynagrodzenie przestojowe nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, na co wprost wskazuje przepis.
Art. 81 § 1 kodeksu pracy wskazuje, że chodzi tu o sytuacje, w których łącznie spełnione są dwa warunki:
- pracownik jest gotów do wykonywania pracy;
- istnieją przeszkody w wykonywaniu pracy leżące po stronie pracodawcy.
Odnośnie do gotowości pracownika (lit a. powyżej) wskazuje się, że przez „gotowość” należy rozumieć sytuację, w której pracownik jest fizycznie i psychicznie zdolny do wykonywania pracy i nie występują przeszkody do jej świadczenia leżące po stronie pracownika, np. w postaci niezdolności do pracy spowodowanej chorobą lub innymi przyczynami (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 2004 roku, I PK 486/03).
Oznacza to, że pracownik (aby mógł otrzymać wynagrodzenie przestojowe) musi być zdolny do pracy. Ponadto, musi posiadać aktualne badania lekarskie oraz ważne szkolenie BHP. Innymi słowy – musi być w takim stanie, aby w danym dniu (czy danym okresie) mógł się stawić do pracy i ją normalnie wykonywać.
Ponadto wskazuje się, że pracownik powinien pozostawać „do dyspozycji pracodawcy” (Kodeks pracy. Komentarz., red. W. Muszalski, Legalis 2019). Oznacza to, że pracownik powinien pozostawać do dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub innym umówionym miejscu (wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 czerwca 1998 roku, I PKN 195/98).
Pracownik, w standardowej sytuacji przestoju, zazwyczaj przebywa w zakładzie pracy (ponieważ przestój polega np. na godzinnej przerwie w dostawie prądu). Natomiast jeśli w tym przypadku (koronawirus) przestój będzie trwał dłużej i jego przyczyną/celem będzie konieczność zapobiegania wirusowi, nie ma w naszej ocenie przeszkód, aby pracownik pozostawał w innym miejscu (np. w domu). Wyżej wskazany wyrok Sądu Najwyższego (PKN 195/98) wskazuje bowiem, że pracownik może pozostawać do dyspozycji pracodawcy w „innym umówionym miejscu”.
Ważne jest jednak to, że pracownik ma pozostawać do dyspozycji pracodawcy, tj. ma obowiązek stawienia się w zakładzie, jeśli pracodawca tak zdecyduje (nie ma np. możliwości, aby pracownik w czasie przestoju udał się do rodziny na drugi koniec Polski).
Drugą kwestią (lit. b. powyżej) jest to, że wynagrodzenie przestojowe przysługuje, jeśli przestój powstał z przyczyn dotyczących pracodawcy. Wskazuje się przy tym, że w pojęciu przestoju zawiera się element zaskoczenia, nietypowości i wyjątkowości. Za przyczyny dotyczące pracodawcy należy uznać wszelkie przyczyny, zarówno zawinione, jak i niezawinione przez pracodawcę, obiektywne, jak i subiektywne (Kodeks pracy. Komentarz., red. W. Muszalski, Legalis 2019).
W związku z tym okoliczność leżąca po stronie pracodawcy to nie tylko okoliczność powstała z winy pracodawcy. Chodzi również o sytuacje, w których pracodawca nie ponosi winy za przestój, a nawet takie, w których przestój powstał z przyczyn od pracodawcy niezależnych. Wskazuje się jednak, że przeszkody te nie mogą mieć podłoża ekonomicznego, a ograniczenie produkcji wywołane zmniejszeniem popytu na wyroby nie stanowi przestoju w rozumieniu art. 81 kodeksu pracy (uchwała Sądu Najwyższego z 16 października 1992 roku, I PZP 58/92).
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę.
Jaka jest wysokość wynagrodzenia przestojowego?
W pierwszej kolejności należy wziąć pod uwagę wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną. Wskazuje się, że dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej lub w stałej stawce miesięcznej – otrzymają swoje zwykłe wynagrodzenie wraz ze stałymi dodatkami do niego (Prawa i obowiązki pracodawcy a koronawirus, M. Rotkiewicz, Legalis 2020).
W związku z powyższym, jeśli pracownik zarabia 3000 zł brutto oraz dodatkowo 500 zł brutto dodatku (stałego, np. funkcyjnego), to za czas przestoju powinien otrzymać stawkę 3500 zł brutto miesięcznie.
Natomiast pracownik nie będzie uprawniony do otrzymania niestałych elementów wynagrodzenia, np. premii uznaniowej.
Podobnie w przypadku pracowników wynagradzanych godzinowo. Jeśli pracownik zarabia 20 zł brutto na godzinę i jest to jego stała stawka godzinowa, to za czas przestoju również powinien otrzymywać 20 zł za godzinę.
Natomiast 2. przypadek, tj. obowiązek płatności 60% wynagrodzenia, jest rzadszy i następuje w przypadku, gdy pracownik nie ma określonej stawki godzinowej/miesięcznej. Ma to miejsce np. przy pracach wykonywanych na akord, przy wynagrodzeniu prowizyjnym (Prawa i obowiązki pracodawcy a koronawirus, M. Rotkiewicz, Legalis 2020).
W przypadku pracowników wynagradzanych miesięcznie/godzinowo zastosowanie ma pierwszy z przypadków.
Istotne jest to, że w żadnym razie wynagrodzenie przestojowe nie może być mniejsze niż minimalne wynagrodzenie za pracę.
4. Zrzeczenie się prawa do wynagrodzenia przez pracownika – brak możliwości
Art. 84 kodeksu pracy stanowi wprost, że pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę.
5. Wysłanie pracowników na urlop wypoczynkowy
Zasadniczo, terminy urlopów wypoczynkowych ustala się na dwa sposoby. Określa tę kwestię art. 163 kodeksu pracy.
Jeśli w zakładzie pracy funkcjonuje związek zawodowy, to terminy ustalane są w planie urlopów w porozumieniu ze związkiem zawodowym, chyba że organizacja związkowa wyrazi zgodę na odstąpienie od sporządzania planu urlopów. Wówczas w teorii możliwe byłoby takie ukształtowanie planu urlopów, aby były one wykorzystane przez pracowników w jednym czasie. W praktyce jednak najprawdopodobniej organizacje związkowe nie wyraziłyby zgody na takie działanie.
Jeśli w zakładzie nie ma związków zawodowych albo jeśli za zgodą związków zawodowych nie jest opracowywany plan urlopów, wówczas termin urlopów jest ustalany przez pracodawcę z konkretnym pracownikiem.
W związku z tym, w takiej sytuacji urlop może być wykorzystany w terminie uzgodnionym przez pracodawcę i pracownika. Jeśli pracodawca dojdzie do porozumienia z każdym
z pracowników, co do wykorzystania urlopu w konkretnym terminie, to w teorii może to zrobić.
W praktyce jednak nie jest prawdopodobne, aby każdy z pracowników wyraził zgodę na wykorzystanie urlopu. Nie ma w naszej ocenie możliwości zawarcia „ogólnego” porozumienia z pracownikami i ustalenia wykorzystania urlopu w jednym terminie. Wynika to z faktu, że Kodeks pracy przewiduje wprost sposoby ustalania terminu urlopów – albo w planie urlopów albo po porozumieniu z pracownikiem. Nie przewidziano innych możliwości.
Nie jest również możliwe wysłanie pracownika na urlop przymusowy. Pracodawca może „przymusić” pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w danym terminie tylko w okresie wypowiedzenia (art. 1671 kodeksu pracy, zgodnie z którym w okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu).
Ponadto, możliwość wysłania na urlop jednostronną decyzją pracodawcy istnieje, jeżeli pracownik ma urlop zaległy. Co do zasady Urlopu niewykorzystanego należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kodeksu pracy).
6. Wysłanie pracowników na urlop bezpłatny
Możliwe jest wysłanie pracownika na urlop bezpłatny, ale wyłącznie na jego wniosek. Stanowi o tym art. 174 § 1 kodeksu pracy, zgodnie z którym na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego.
Pracodawca nie może udzielić urlopu bezpłatnego bez wniosku pracownika lub wbrew jego woli. Wskazuje się, że: Działanie polegające na udzieleniu takiego urlopu z inicjatywy pracodawcy i bez pisemnego wniosku pracownika, nie może (…), doprowadzić do skutecznego udzielenia urlopu bezpłatnego (Kodeks pracy. Komentarz., red. K. Walczak, Legalis 2020).
W związku z powyższym nie jest w naszej ocenie możliwe przymusowe lub narzucone przez pracodawcę przejście pracowników na urlop bezpłatny. Pracownicy mogą iść na taki urlop wyłącznie, jeśli o to zawnioskują (do czego również nie można ich przymusić).
7. Udzielanie dni wolnych w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta
Pracodawca może, w określonych przypadkach, udzielić pracownikom czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych lub z uwagi na inne okoliczności.
Na podstawie art. 1512 § 1 kodeksu pracy, w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy; jednakże, na podstawie art. 1512 § 2 kodeksu pracy, udzielenie czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych może nastąpić także bez wniosku pracownika. W takim przypadku pracodawca udziela czasu wolnego od pracy, najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego, w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych;
Jeśli więc pracownik pracował w nadgodzinach i nie zostały mu one jeszcze zrekompensowane (dodatkiem do wynagrodzenia albo czasem wolnym), to można udzielić pracownikowi czasu wolnego. Jeśli jest to inicjatywa pracodawcy, wówczas udziela się czasu wolnego w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych (jeśli więc pracownik przepracował 8 godzin nadliczbowych, to w takim przypadku należy mi się 12 godzin „do odbioru”).
Na podstawie art. 1513 kodeksu pracy pracownikowi, który wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (zazwyczaj jest to sobota), przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.
Na podstawie art. 15111 § 1 kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu pracę w niedziele i święta, pracodawca jest obowiązany zapewnić inny dzień wolny od pracy.
8. Zwolnienia grupowe
Przede wszystkim wskazujemy, że przepisy uchwalone w celu walki z koronawirusem nie wprowadziły (na chwilę obecną) zmian w tym zakresie. Wobec tego zastosowanie mają standardowe zasady zwolnień grupowych, opisane w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej w niniejszym punkcie: „Ustawa”).
Przepisy ustawy, a co za tym idzie procedurę zwolnień grupowych, stosuje się gdy łącznie są spełnione następujące warunki:
- pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników;
- rozwiązanie stosunków pracy następuje z przyczyn niedotyczących pracowników;
- w okresie nieprzekraczającym 30 dni zwolnienie (zarówno w drodze wypowiedzenia, jak i porozumienia stron) obejmuje co najmniej:
- 10 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 100 pracowników,
- 10% pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 100, jednakże mniej niż 300 pracowników,
- 30 pracowników, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 300 lub więcej pracowników.
Przy spełnieniu w/w przesłanek pracodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia procedury zwolnień grupowych.
W związku z tym istotne są następujące kwestie:
W jaki sposób można rozwiązać umowę w ramach zwolnień grupowych?
Art. 1 ust. 1 Ustawy stanowi wprost, że możliwe jest to w drodze wypowiedzenia dokonanego przez pracodawcę, a także na mocy porozumienia stron.
Przyczyny uzasadniające zastosowanie zwolnień grupowych
Ustawa wskazuje, że są to przyczyny niedotyczące pracownika. Wskazuje się, że są to wszelkie okoliczności, które są poza pracownikiem, czyli takie, na które nie ma on bezpośredniego wpływu i które pozostają bez związku z zachowaniami i właściwościami pracownika (Nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy. Komentarz praktyczny., red. A. Malinowski, Legalis 2015).
Ponadto uznaje się, że mogą to być okoliczności niezwiązane z żadną ze stron istniejącego stosunku pracy lub przyczyny związane z działalności pracodawcy, np. zobowiązania publiczno-prawne nałożone na pracodawcę przez administrację publiczną, regulacje prawne wpływające w sposób istotny na dotychczasową produkcję pracodawcy lub zaprzestanie prowadzenia działalności (Ustawa …, Komentarz., red. T. Niedziński, Legalis 2016).
W związku z tym jeśli będą Państwo zmniejszać zatrudnienie wskutek koronawirusa (albo jego następstw ekonomicznych), to w naszej ocenie jest to przyczyna niedotycząca pracowników i najprawdopodobniej będzie podlegała pod zasady zwolnień grupowych.
Kolejną kwestią jest to, że zwolnienia grupowe muszą być dokonane z zachowaniem określonej procedury:
- Zgodnie z art. 2 ust. 1 Ustawy, pracodawca jest obowiązany skonsultować zamiar przeprowadzenia grupowego zwolnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi działającymi u tego pracodawcy. Wskazuje się, że: Obowiązek przeprowadzenia konsultacji pracodawcy z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników w przypadku rozpoczęcia procedury zwolnień grupowych ma charakter bezwzględny i nie zależy od tego czy decyzja została podjęta przez pracodawcę zarządzającego danym zakładem pracy, czy też podmiot zarządzający w przypadku gdy spółka – pracodawca wchodzi w skład grupy kapitałowej (Ustawa …, Komentarz., red. T. Niedziński, Legalis 2016).
- Na podstawie art. 2 ust. 3 Ustawy, w ramach konsultacji należy przekazać związkom zawodowym na piśmie informacje o:
- przyczynach grupowego zwolnienia,
- liczbie zatrudnionych pracowników i grupach zawodowych, do których oni należą,
- grupach zawodowych pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia,
- okresie, w ciągu którego nastąpi takie zwolnienie,
- proponowanych kryteriach doboru pracowników do grupowego zwolnienia,
- kolejności dokonywania zwolnień pracowników,
- propozycjach rozstrzygnięcia spraw pracowniczych związanych z zamierzonym grupowym zwolnieniem,
- W trakcie konsultacji pracodawca jest obowiązany przekazać zakładowym organizacjom związkowym także inne niż w/w informacje, jeżeli mogą one mieć wpływ na przebieg konsultacji (art. 2 ust. 4 Ustawy).
- Informacje przekazywane związkowi, które wymieniono wyżej, przekazuje się również właściwemu powiatowemu urzędowi pracy (oprócz informacji dotyczących sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych przysługujących pracownikom – art. 2 ust. 5 Ustawy).
- Następnie (art. 3 ust. 1 Ustawy) w ciągu 20 dni od daty doręczenia związkowi zawodowemu informacji wskazanych w pkt 2) należy zawrzeć ze związkiem porozumienie, które określa zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, a także obowiązki pracodawcy. Rola związku zawodowego jest więc istotna.
- Jeśli jednak pracodawca i związek zawodowy (lub związki – jeśli jest ich u pracodawcy kilka) nie dojdą do porozumienia, to pracodawca może samodzielnie wydać regulamin określający zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia, ale powinien wówczas uwzględnić propozycje związków w tej kwestii.
- Następnie pracodawca zawiadamia o zwolnieniu grupowym powiatowy urząd pracy (art. 4 ust. 1 Ustawy).
- Pracownikom zwalnianym w ramach zwolnień grupowych przysługuje odprawa w wysokości:
- jednomiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy krócej niż 2 lata;
- dwumiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy od 2 do 8 lat;
- trzymiesięcznego wynagrodzenia, jeżeli pracownik był zatrudniony u danego pracodawcy ponad 8 lat.
Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady postępowania w sprawach dotyczących pracowników objętych zamiarem grupowego zwolnienia ustala pracodawca w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Jeżeli będzie konieczność zwolnienia np. kilku pracowników z uwagi na likwidację stanowisk pracy (a nie jest osiągnięta liczba zwalnianych pracowników, od której należy stosować całą procedurę zwolnień grupowych), to wówczas również należy pracownikowi wypłacić odprawę w wysokości wskazanej wyżej w pkt 8. Stanowi o tym art. 10 ust. 1 Ustawy.
9. Obecnie dostępne ulgi w spłacie lub umorzenia należności z tytułu składek w ZUS
Na podstawie dotychczasowych przepisów, ZUS przewiduje pomoc dla przedsiębiorców w postaci możliwości odroczenia terminu płatności składek, zawieszenia lub wydłużenia spłaty już zawartych układów ratalnych oraz umorzenia należności.
Przedsiębiorcy, których dotykają opóźnienia lub brak realizacji dostaw, zatory płatnicze, absencja pracowników związane ze wzrostem zachorowalności lub czynnościami mającymi na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa obywateli, mogą ubiegać się o odroczenie terminy płatności składek, ich zawieszenie lub wydłużenie terminu zapłaty.
Istnieją następujące możliwości:
- Odroczenie terminu płatności składek – jeśli przedsiębiorca ma problem z opłaceniem
w ustawowym terminie składek bieżących lub przyszłych, których termin płatności jeszcze nie upłynął. Przedsiębiorca nie zapłaci wtedy odsetek za zwłokę, a jedynie opłatę prolongacyjną. - Układ ratalny – jeśli przedsiębiorca ma zadłużenie z tytułu składek i nie może go spłacić jednorazowo, może złożyć wniosek o rozłożenie spłaty zadłużenia na raty. Przedsiębiorca nie zapłaci wtedy odsetek za zwłokę, a jedynie opłatę prolongacyjną. Po podpisaniu układu ewentualne postępowanie egzekucyjne zostaje zawieszone.
- Umorzenie należności – jeśli przedsiębiorca poniósł straty materialne w wyniku nadzwyczajnego zdarzenia, które powoduje, że opłacenie należności z tytułu składek mogłoby pozbawić go możliwości dalszego prowadzenia działalności. Umorzeniu podlegają wyłącznie należności z tytułu składek za samego przedsiębiorcę. Umorzone składki i okres nie będą się liczyć przy ustalaniu prawa do świadczeń.
Kto może starać się o ulgę ?
O ulgę może ubiegać się każdy płatnik aktualnie zobowiązany do opłacania składek, który ma chwilowe problemy finansowe, uniemożliwiające pozyskanie środków na uregulowanie składek w ustawowym terminie płatności.
Na jakie składki płatnik może otrzymać ulgę?
- ubezpieczenia społeczne,
- ubezpieczenie zdrowotne,
- Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
- Fundusz Emerytur Pomostowych.
Ulga może dotyczyć tylko składek bieżących lub przyszłych, których termin płatności nie upłynął.
Jak uzyskać ulgę?
Należy złożyć wniosek o odroczenie terminu płatności składek.
Do wniosku należy dołączyć dokumenty obrazujące sytuacje finansową takie jak:
- sprawozdania finansowe za ostatnie 3 lata obrotowe oraz za rok bieżący,
- oświadczenie o stanie majątkowym osoby prawnej.
Złożenie wniosku nie gwarantuje udzielenia ulgi. Jeżeli ZUS odmówi odroczenia, należy zapłacić należne składki wraz z odsetkami za zwłokę, naliczonymi do dnia zapłaty włącznie.
Na podstawie złożonego wniosku ZUS analizuje, czy płatnik będzie w stanie zapłacić należności w odroczonym terminie. Brane jest pod uwagę propozycja płatnika dot. przesunięcia terminu spłaty, na ostateczną decyzję mają wpływ takie czynniki, jak: wysokość składki, sytuacja finansowa i inne czynniki, np. sezonowość prowadzonej działalności. Termin zapłaty składek ustalany jest indywidualnie dla każdego płatnika. Umowa może być podpisana, gdy płatnik dostarczy komplet dokumentów rozliczeniowych, na podstawie których ustalony zostanie stan należności.
Koszty w związku z otrzymaniem ulgi
Płatnik nie będzie płacił odsetek za zwłokę, a jedynie opłatę prolongacyjną.
Wysokość tej opłaty to 50% stawki odsetek za zwłokę obowiązującej w dniu podpisania umowy. Opłata jest naliczana od następnego dnia po terminie płatności składki do dnia odroczenia włącznie.
Co jeśli umowa zostanie rozwiązana?
Gdy płatnik nie dotrzyma warunków udzielonej ulgi, umowa zostanie natychmiast zerwana.
Wtedy odroczone należności płatnik musi zapłacić, wraz z odsetkami za zwłokę. Ponadto może ponieść koszty upomnienia i koszty prowadzonej egzekucji administracyjnej lub sądowej.
10. Projekt „Pakiet Osłonowy Dla Firm”
W związku z rozprzestrzenianiem się wirusa COVID-19 rząd jest na etapie przygotowań pakietu osłonowego dla firm.
Rząd przedstawił zwięzłe informacje o projekcie tzw. pakietu osłonowego dla przedsiębiorców. Pakiet będzie zawierał propozycje zmian legislacyjnych. Mają one poprawić sytuację przedsiębiorców m.in. poprzez ulgi w należnościach, w tym udogodnienia w płatnościach podatków i składek ZUS.
Projekt przewiduje możliwość odroczenia terminu płatności składek oraz zawieszenie lub wydłużenie spłaty już zawartych układów ratalnych.
Zgodnie z projektem przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z uproszczonego wniosku o odroczenie o 3 miesiące terminu płatności składek oraz zawieszenie lub wydłużenie spłaty należności w układach ratalnych. Zgodnie z projektem przedsiębiorca będzie musiał wskazać w oświadczeniu jak wirus COVID-19 wpłynął na brak możliwości opłacenia przez niego należności. Wniosek ten będzie mógł być złożony poprzez Platformę Usług Elektronicznych, wrzucony do specjalnych pojemników w placówkach ZUS lub przesłany na specjalny adres e-mail oddziału ZUS.
Zgodnie z projektem ulgi w uproszczonym trybie będą dotyczyły wyłącznie składek za okres od lutego do kwietnia 2020 r. i mają dotyczyć także składek, których termin płatności już upłynął oraz zawartych już układów ratalnych i odroczeń z terminami płatności od marca do maja 2020 roku.
Przedsiębiorca, który skorzysta z odroczenia terminu płatności składek lub układów ratalnych może liczyć na wstrzymanie wdrażania postępowania przedegzekucyjnego, egzekucyjnego oraz stosowania sankcji.
Ponadto, pakiet ma obejmować:
- Ulgi w należnościach, w tym udogodnienia w płatnościach podatków i składek ZUS;
- Instrumenty na rzecz poprawy płynności finansowej firm, w tym wsparcie gwarancyjne oraz dopłaty do kredytów;
- Ochronę i wsparcie rynku pracy, m.in. rozwiązania dla firm zmuszonych do przestojów;
- Odroczenia w płatnościach ZUS;
- Ułatwianie rozliczenia VAT – przesunięcie wejścia w życie z 01.04. 2020 na 01.07.2020 r. nowego JPK;
- Ułatwienia w split payment;
- Przesunięcie z 01.04 na 01.07.2020 r. terminu obowiązku wpisywania się firm do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (ustawa o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu);
- Wcześniejsze zwroty VAT;
- Ułatwienia zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej;
- Zaliczenie do kosztów podatkowych wydatków związanych z anulowaniem wycieczek w stosunku do branż dotkniętych skutkami kryzysu;
- Zniesienie opłaty prolongacyjnej (w przypadku odroczeń płatności składek do ZUS);
- Odliczenie „wstecz” straty od dochodu (tj. straty z 2020 od 2019) – stratę poniesioną z działalności gospodarczej w danym roku będzie można odjąć od dochodu osiągniętego w ciągu następnych pięciu lat
- Wsparcie gwarancyjne oraz dopłaty do kredytów – działania Banku Gospodarstwa Krajowego;
- Udzielanie pomocy w ramach pomocy de minimis. Obecnie kwota udzielanych przez BGK gwarancji de minimis nie może stanowić więcej niż 60% kwoty kredytu i przekroczyć kwoty 3,5 mln zł (jednostkowa gwarancja) – postulat zwiększenia gwarancji do 80% kwoty kredytu;
- Dopłaty do oprocentowania kredytów – poprzez rozszerzenie zakresu funduszu klęskowego o epidemię;
- Nowelizacja ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z ochroną miejsc pracy – w przypadku przestoju, pracownikom miałoby przysługiwać świadczenie z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych do wysokości 100% zasiłku dla bezrobotnych (823,60 zł) zwiększone o kwotę składek na ubezpieczenia społeczne oraz wynagrodzenie finansowane ze środków przedsiębiorcy w łącznej wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę.
Na dzień 18 marca 2020 roku pakiet osłonowy jeszcze nie został wprowadzony, istnieją wyłącznie założenia Rządu i nie wiadomo, kiedy może on zostać wprowadzony.
CZĘŚĆ II
Pytania i odpowiedzi dla przedsiębiorców i pracodawców
1. Czy w Polsce obowiązuje stan wyjątkowy lub stan klęski żywiołowej?
Nie, na dzień 16 marca 2020 takiej decyzji nie podjęto.
2. Co oznacza stan zagrożenia epidemicznego?
Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 roku w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego został wprowadzony stan zagrożenia epidemicznego na terenie całej Polski. Na podstawie tego rozporządzenia obowiązują zasady i obostrzenia od 15 marca 2020 roku do odwołania, m.in.:
- wstrzymano ruch pociągów za granicę i z zagranicy, tj. pociągi mogą jeździć tylko po liniach w całości znajdujących się w Polsce,
- osoba wracająca zza granicy jest zobowiązany poddać się kwarantannie na okres 14 dni – jest to obowiązek każdej osoby przekraczającej granicę, nie jest wydawana żadna decyzja w tej sprawie – sam fakt przekroczenia granicy zobowiązuje do przejścia kwarantanny;
- zakazuje się wywozu lub zbywania poza terytorium Rzeczypospolitej Polskiej respiratorów oraz kardiomonitorów;
- wprowadzone są obostrzenia dotyczące wywozu z Polski określonych artykułów, np. maseczek chirurgicznych;
- wstrzymana jest działalność:
- restauracji, barów, pub-ów itp., za wyjątkiem przygotowywania dań na wynos;
- branży związanej z organizacją, promocją lub zarządzaniem imprezami, takimi jak targi, wystawy, kongresy, konferencje, spotkania;
- związana z wszelkimi zbiorowymi formami kultury i rozrywki (kina, teatry itp.);
- związana ze sportem, branży rozrywkowej i rekreacyjnej (baseny, siłownie itp.);
- związana z prowadzeniem obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania;
- kasyn;
- bibliotek, archiwów, muzeów;
- w zakresie lecznictwa uzdrowiskowego;
- w zakresie kultu religijnego – powyżej 50 osób (np. w kościele);
- zakazane są zgromadzenia powyżej 50 osób;
3. Czy została wprowadzona ustawa związana z zapobieganiem koronawirusowi?
Tak, uchwalona została ustawa z dnia 2 marca 2020 roku o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 374). Obowiązuje ona od 8 marca 2020 roku. W dalszej części niniejszego opracowania będzie określana nazwą „Ustawa o COVID-19”.
4. Czy pracownikowi można nakazać wykonywanie pracy zdalnej?
Tak, na podstawie art. 3 Ustawy o COVID-19 w. celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.
Jest to tzw. praca zdalna lub home office. Możliwość nakazania pracownikowi świadczenia pracy zdalnie jest niezależna od tego, czy do tej pory w firmie funkcjonował taki tryb pracy.
Pracownik nie może odmówić, ponieważ w tym przypadku praca zdalna jest wykonywana na polecenie pracodawcy.
5. Czy pracownikowi przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy?
Tak, na podstawie art. 4 Ustawy o COVID-19 w przypadku zamknięcia żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły do których uczęszcza dziecko, z powodu COVID-19, ubezpieczonemu zwolnionemu od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem do lat 8 przysługuje dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni.
W celu skorzystania z zasiłku należy złożyć pracodawcy formularz Z-15A oraz złożyć oświadczenie na formularzu ZAS-36 dotyczące zamknięcia placówki (nie trzeba składać zaświadczenia ze szkoły, przedszkola czy żłobka).
6. Czy przedsiębiorca może być obciążony dodatkowymi obowiązkami w związku z koronawirusem?
Tak. Zgodnie z art. 11 ust. 2 Ustawy o COVID-19 Premier, na wniosek wojewody, po poinformowaniu ministra właściwego do spraw gospodarki może, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, wydawać polecenia obowiązujące osoby prawne jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz przedsiębiorców. Przepis ten dotyczy więc m.in. wszystkich spółek, fundacji, stowarzyszeń, a także osób fizycznych (jeśli wykonują działalność gospodarczą, tj. są przedsiębiorcami).
Ustawa nie określa na czym mogą polegać takie „zadania”. Nie ma katalogu (listy) czynności, do których można zobowiązać podmioty wskazane w przepisie.
Polecenie jest wydawane w drodze decyzji administracyjnej podlegają one natychmiastowemu wykonaniu z chwilą ich doręczenia lub ogłoszenia (tj. są wykonalne niezależnie od tego, czy od decyzji zostanie wniesione odwołanie) oraz nie wymagają uzasadnienia (w poleceniu nie trzeba wskazywać, dlaczego zostało wydane i w jakim celu).
Wykonywanie „zadań” ma miejsce na podstawie umowy, którą zawiera wojewoda z przedsiębiorcą – tym, który otrzymał polecenie w drodze decyzji administracyjnej.
Wykonanie „zadania” jest finansowane ze środków budżetu państwa, przy czym prace związane z prowadzeniem przygotowań do realizacji zadań mające charakter planistyczny, są finansowane ze środków własnych przedsiębiorcy. Oznacza to, że część kosztów będzie zobowiązany ponieść przedsiębiorca. Ustawa mówi o „pracach mających charakter planistyczny” (one muszą być finansowane przez przedsiębiorcę), ale jednocześnie nie definiuje czym są te prace, jaki jest ich zakres.
Co istotne, przedsiębiorca nie ma możliwości uniknięcia obowiązku wykonania zadania. Na podstawie ust. 5 w przypadku odmowy zawarcia przez przedsiębiorcę umowy zadania wykonywane są na podstawie samej decyzji. Odmowa podpisania umowy z wojewodą nie spowoduje więc, że zadanie nie będzie musiało być wykonane.
Polecenia mogą być wydawana także ustnie, telefonicznie lub elektronicznie.
7. Jakie przepisy zostały zawieszone w związku z koronawirusem?
Do zamówień, których przedmiotem są towary lub usługi niezbędne do przeciwdziałania COVID-19, nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych – jeżeli zachodzi wysokie prawdopodobieństwo szybkiego i niekontrolowanego rozprzestrzeniania się choroby lub jeżeli wymaga tego ochrona zdrowia publicznego.
Do projektowania, budowy, przebudowy, remontu, utrzymania i rozbiórki obiektów budowlanych, w tym zmiany sposobu użytkowania, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19 nie stosuje się:
- ustawy prawo budowlane;
- ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym;
- ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami;
- określonych przepisów wydanych na podstawie ustawy o działalności leczniczej.
Oznacza to, że obiekty budowlane mogą być np. budowane bez brania pod uwagę ustawy prawo budowlane i innych wyżej wymienionych, jeżeli służy to przeciwdziałaniu wirusowi.
8. Czy inspekcja sanitarna otrzymała dodatkowe uprawnienia?
Tak. Do ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej wprowadzono art. 8a ust. 5 i następne, które dają dodatkowe uprawnienia temu podmiotowi.
Zgodnie z dodanymi przepisami Główny Inspektor Sanitarny oraz działający z jego upoważnienia państwowy wojewódzki inspektor sanitarny może wydać m.in. osobom prawnym i fizycznym, w tym pracodawcom decyzję nakładającą obowiązek:
- podjęcia określonych czynności zapobiegawczych lub kontrolnych oraz żądać od nich informacji w tym zakresie;
- dystrybucji środków ochrony osobistej – w stosunku do producentów, dystrybutorów lub importerów;
- współdziałania z innymi organami administracji publicznej oraz organami Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
GIS może również wydawać zalecenia i wytyczne określające sposób postępowania w trakcie realizacji zadań.
Ustawa nie określa zakresu czynności, do których może być zobowiązany podmiot (przedsiębiorca, pracodawca). W związku z tym należy uznać, że jest to pozostawione do decyzji Inspektora Sanitarnego. W/w czynności są możliwe w przypadku stanu zagrożenia epidemicznego, stanu epidemii albo w razie niebezpieczeństwa szerzenia się zakażenia lub choroby zakaźnej.
Decyzje wskazane wyżej podlegają one natychmiastowemu wykonaniu z chwilą ich doręczenia lub ogłoszenia oraz nie wymagają uzasadnienia.
Ponadto, decyzje mogą być wydawane ustnie (a następnie potwierdzane na piśmie). Zmiana obejmuje również zasady składania odwołania od decyzji (w zakresie terminów na złożenie odwołania oraz terminu jego rozpoznania).
Zmiana nie przewiduje, kto będzie finansował wykonywanie zadań nałożonych przez GIS. Nie przewidziano w szczególności, że przysługuje refundacja z budżetu państwa.
9. Jakie są obowiązki przedsiębiorców w zakresie obronności państwa?
Obowiązująca od 2001 roku ustawa o organizowaniu zadań na rzecz obronności państwa realizowanych przez przedsiębiorców przewiduje określone obowiązki nałożone na przedsiębiorców związane z obronnością kraju.
Dotychczas jednak te obowiązki obejmowały sytuacje związane z zagrożeniem bezpieczeństwa państwa oraz w czasie wojny. Ustawa o COVID-19 rozszerza ustawę również na sytuacje zagrożenia zdrowia lub życia ludzkiego.
Ustawa o COVID-19 wprowadza następujące zmiany w zakresie obowiązków przedsiębiorców w zakresie obronności:
- Rozszerzona została definicja „zadań na rzecz obronności państwa” o mobilizację gospodarki także w sytuacji zagrożenia zdrowia lub życia ludzkiego;
- Do zakresu przedsiębiorców o szczególnym znaczeniu gospodarczo-obronnym zostały włączone podmioty, do których działalności należy wytwarzanie i dystrybucja produktów leczniczych, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego, środków ochronnych i wyrobów medycznych oraz udzielanie świadczeń zdrowotnych.
Jest to o tyle istotne, że w zakresie zadań wskazanych w ustawie (rozszerzonych teraz o sytuacje zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego) na przedsiębiorcę może być nałożone zadanie.
Zadanie takie nakłada odpowiedni organ (minister/wojewoda) w drodze decyzji administracyjnej. Wykonywanie zadań następuje na podstawie umowy zawartej z przedsiębiorcą przez organ, który wydał decyzję nakładającą obowiązek ich realizacji, i jest finansowane z budżetu państwa.
Jednakże, prace związane z prowadzeniem przygotowań do realizacji zadań na rzecz obronności i bezpieczeństwa zewnętrznego państwa, mające charakter planistyczny, są finansowane ze środków własnych przedsiębiorcy. Oznacza to, że część kosztów będzie zobowiązany ponieść przedsiębiorca. Ustawa mówi o „pracach mających charakter planistyczny” (one muszą być finansowane przez przedsiębiorcę), ale jednocześnie nie definiuje czym są te prace, jaki jest ich zakres.
Zmiana polega więc zasadniczo na tym, że w/w zadania mogą być nakładane obecnie również w sytuacji zagrożenia życia lub zdrowia ludzkiego. Jest to znaczne rozszerzenie, ponieważ wcześniej mogły być nakładane w razie wojny lub w warunkach zagrożenia bezpieczeństwa państwa.
10. Czy możliwe jest skierowanie osoby na przymusową kwarantannę?
Tak. Zgodnie z art. 2 pkt 12 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, kwarantanna to odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych. Osoba objęta kwarantanną jest więc odosobniona.
Art. 33 w/w ustawy stanowi natomiast, że państwowy powiatowy inspektor sanitarny może,
w drodze decyzji, nałożyć na osobę zakażoną lub chorą na chorobę zakaźną albo osobę podejrzaną o zakażenie m.in. obowiązek poddania się kwarantannie.
Obowiązkowo kwarantanną na okres 14 dni od przekroczenia granicy są również objęte osoby wracające do Polski (szerzej – pkt 2).
11. Jak należy traktować osobę objętą kwarantanną pod kątem świadczeń pracowniczych?
Zgodnie z art. 92 ust. 1 pkt 1 kodeksu pracy za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną – trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia – trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia. Po przekroczeniu tego czasu przysługuje zasiłek chorobowy.
W związku z powyższym – osobę, która jest objęta kwarantanną i nie może świadczyć pracy, z punktu widzenia prawa pracy traktować należy tak, jak osobę chorą (przebywającą na zwolnieniu chorobowym – L4).
Zgodnie z aktualnymi informacjami z ZUS, decyzja inspektora sanitarnego stanowi podstawę do wypłaty świadczeń z tytułu choroby na ogólnych zasadach. Zatem za czas nieobecności w pracy z powodu kwarantanny lub izolacji przysługuje wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek chorobowy.
Natomiast – jeśli osoba podlega kwarantannie i jest zdolna do pracy (brak jest orzeczenia lekarskiego o niezdolności do pracy), to może ona wykonywać pracę zdalną. Wówczas otrzymuje normalne wynagrodzenie i nie ma prawa do zasiłku.
12. Czy osobie wracającej do Polski odbywającej kwarantannę wydawana jest decyzja inspekcji sanitarnej?
Nie. §2 ust. 4 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2020 w sprawie ogłoszenia na obszarze Rzeczypospolitej Polskiej stanu zagrożenia epidemicznego stanowi, że obowiązek kwarantanny po powrocie do Polski jest równoznaczny z kwarantanną odbywaną na podstawie art. 34 ust. 2 ustawy o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi, jednak decyzji organu inspekcji sanitarnej nie wydaje się.
Oznacza to, że osoba wracająca do Polski jest objęta przymusową kwarantanną tak, jakby została wydana odpowiednia decyzja inspekcji sanitarnej – samej decyzji się jednak nie wydaje.
Jest to luka w prawie, ponieważ bez decyzji nie ma możliwości uzyskania zasiłku z ZUS. Kwestia ta ma być, zgodnie z informacjami z ZUS, rozwiązana w najbliższym czasie.
13. Czy wypadek w czasie pracy zdalnej (home office) może być kwalifikowany jako wypadek przy pracy?
Jest to kwestia nieuregulowana wprost w przepisach. W związku z powyższym należy wziąć pod uwagę ogólną definicję wypadku przy pracy, która jest wskazana w art. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Zgodnie z tym przepisem:
Za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną powodujące uraz lub śmierć, które nastąpiło w związku z pracą:
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika zwykłych czynności lub poleceń przełożonych;
- podczas lub w związku z wykonywaniem przez pracownika czynności na rzecz pracodawcy, nawet bez polecenia;
- w czasie pozostawania pracownika w dyspozycji pracodawcy w drodze między siedzibą pracodawcy a miejscem wykonywania obowiązku wynikającego ze stosunku pracy.
Jeśli więc wypadek w home-office będzie związany z pracą, to może być zakwalifikowany jako wypadek przy pracy.
14. Czy do skierowania pracownika do pracy zdalnej konieczna jest odrębna umowa?
W zakresie home office w naszej ocenie w przypadku decyzji pracodawcy o zapobiegawczym wysłaniu pracowników do pracy w domu z powodu koronawirusa nie jest konieczna (w tym przypadku) odrębna umowa. Wynika to z faktu, że home office (praca zdalna) został aktualnie wprost uregulowany w Ustawie o COVID-19.
Zgodnie z art. 3 Ustawy w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). W związku z powyższym podstawą home office będzie w tym przypadku ustawa.
15. Czy w przypadku pracy zdalnej pracodawca musi zwracać pracownikowi koszty zwiększonego użycia energii elektrycznej?
W tej kwestii ustawa dotycząca zwalczania koronawiusa milczy. W szczególności art. 3 tej ustawy, który wprowadza możliwość polecenia pracy zdalnej, nie wprowadza obowiązku zwrotu kosztów pracownikowi z tytułu zwiększonych kosztów energii czy kosztów Internetu. Do home office nie mają również zastosowania przepisy dotyczące telepracy, na podstawie których pracodawca ma określone obowiązku wobec telepracownika.
Nie ma zatem wprost wyrażonego obowiązku zwrotu kosztów energii. Pracodawca może jednak taki zwrot wypłacić.
16. W jakiej formie można wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej?
Ustawa o COVID-19 nie wskazuje formy polecenia pracy zdalnej. W konsekwencji należałoby uznać, że takie polecenie może zostać wydane w dowolnej formie, również ustnie. W interesie obu stron stosunku pracy (pracownika i pracodawcy) byłoby jednak potwierdzenie faktu polecenia pracy zdalnej (np. pismo skierowane do pracownika, służbowy e-mail).
Ustawa nie przewiduje obowiązku uzasadniania polecenia pracy zdalnej. Stanowi natomiast, że pracodawca może polecić pracownikowi pracę zdalną tylko w celu przeciwdziałania COVID-19. Polecając pracownikowi pracę zdalną pracodawca powinien więc działać w ww. celu.
Wniosek pracownika nie jest konieczny. Z drugiej zaś strony – pracodawca nie ma obowiązku polecenia pracy zdalnej, nawet jeśli pracownik o to wnioskuje.
17. Na jak długi okres praca zdalna może być polecona?
Ustawa nie wprowadza ograniczenia. Należy jednak wskazać, że przepis dotyczący możliwości pracy zdalnej został wprowadzony na 180 dni licząc od 8 marca 2020 roku. W związku z tym na chwilę obecną limit (choć pośrednio) wynosi właśnie 180 dni.
18. Czy pierwotnie określony czas świadczenia pracy zdalnej może być skracany lub wydłużany?
Tak, Ustawa o COVID-19 tego nie zabrania.
19. Czy za odmowę wykonywania pracy zdalnej można nałożyć na pracownika karę?
Tak. Odmowa wykonania polecenia pracodawcy, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej.
20. Czy w przypadku zamknięcia zakładu z uwagi na koronawirusa przysługuje pracownikom wynagrodzenie przestojowe?
Tak. Na podstawie art. 81 § 1 kodeksu pracy pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy przysługuje wynagrodzenie:
– wynikające z jego osobistego zaszeregowania, określonego stawką godzinową lub miesięczną (dotyczy to pracowników wynagradzanych w stałej stawce godzinowej, np. 20 zł za godzinę lub w stałej stawce miesięcznej, np. 4 tys. zł miesięcznie – ci pracownicy także w czasie przestoju otrzymają te stawki wynagrodzenia),
– jeżeli ww. składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania – pracownikowi przysługuje 60% wynagrodzenia (dotyczy to m.in. pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie akordowe lub prowizyjne, tj. wynagrodzenie określone jako stawka za ilość wytworzonych produktów bądź określony % przychodu/dochodu/zysku).
W każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być jednak niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.
Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje, że konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania COVID-19 będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy – mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę.
21. Czy pracownik może odmówić pracy w zakładzie pracy powołując się na obawę przed zarażeniem COVID-19?
Pracownik ma prawo odmówić wykonania polecenia z powodu bezpośredniego zagrożenia swojego życia lub zdrowia oraz ryzyka rozprzestrzenienia choroby w zakładzie pracy tzn. narażenia na niebezpieczeństwo innych osób. Uzasadnia to art. 210 § 1 KP, bowiem w razie, gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.
Pracodawca ma obowiązek stworzyć bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Przesłanki wskazane przez pracownika powinny być jednak solidne np. pracownik powinien wskazać, że wśród pracowników są osoby, które wróciły z zagranicznych wyjazdów.
22. Czy pracownik może odmówić wyjazdy służbowego w rejon, gdzie występuje koronawirus?
Pracownik na podstawie art. 210 § 1 KP ma prawo odmówić wykonania takiego polecenia z powodu bezpośredniego zagrożenia swojego życia lub zdrowia oraz ryzyka rozprzestrzenienia choroby w kraju tzn. narażenia na niebezpieczeństwo innych osób.
23. Jak powinien postępować pracodawca w celu zminimalizowania ryzyka?
Pracodawca powinien zapewnić, by koronawirus nie rozprzestrzeniał się w miejscu pracy. Przede wszystkim zalecana jest taka organizacja pracy, która ograniczy osobiste kontakty pomiędzy pracownikami, np. rezygnacja ze spotkań czy komunikowanie się za pośrednictwem środków zdalnej komunikacji. Tam, gdzie jest to możliwe, należy polecić pracownikom wykonywanie pracy zdalnej.
24. Czy pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia płynów dezynfekujących?
Przepisy nie nakazują tego wprost. Natomiast w naszej ocenie wynika to z ogólnej zasady, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy (art. 209 § 1 kodeksu pracy).
W związku z tym w miarę możliwości pracodawca powinien zapewnić środki dezynfekujące – zwłaszcza w tych zakładach pracy, gdzie pracuje wiele osób lub odbywa się kontakt bezpośredni z klientami.
25. Czy pracodawca musi przygotować odrębną instrukcję/procedurę związaną z koronawirusem?
Przepisy nie nakazują stworzenia takiej procedury. Natomiast jest to z pewnością rozsądne rozwiązanie w obecnej sytuacji i w miarę możliwości powinno być wdrożone.
26. W jaki sposób można zmienić limit godzin nadliczbowych?
Zwiększenie limitu nadgodzin wymaga zmiany Regulaminu Pracy (w ten sam sposób, co wprowadzenie regulaminu oraz jego zmiana – w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi).
Przepis k.p. dopuszcza powiększenie limitu godzin nadliczbowych w ciągu roku kalendarzowego. Zwiększenie to nie może być jednak dowolne, ponieważ zgodnie z art. 131 § 1 maksymalny łączony czas pracy, a więc z uwzględnieniem pracy w godzinach nadliczbowych, nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym. Zatem odnosząc tę regulację do przeciętnej 40-godzinnej normy tygodniowej czasu pracy w okresie rozliczeniowym, można wyliczyć, że powiększony limit godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym nie może przekroczyć 416 godzin [(48 godz. – 40 godz.) × 52 tyg. = 416 godz.].
Jest to powszechnie przyjmowane w literaturze stanowisko i najczęściej stosowane w praktyce przez pracodawców.
Na marginesie musimy jednak zwrócić uwagę, że w opinii Departamentu Prawa Pracy MPiPS, ustalając większą liczbę godzin nadliczbowych niż 150, pracodawca powinien jednak uwzględnić to, że pracownikom przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 lub 26 dni. Maksymalny limit dla pracowników posiadających prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego może zatem zostać wskazany w wysokości 384 godzin (od 52 tygodni w roku odejmuje się 4 tygodnie urlopu, co daje 48 tygodni, które należy pomnożyć przez dopuszczalną maksymalną liczbę godzin nadliczbowych przeciętnie w tygodniu w okresie rozliczeniowym, czyli 8), natomiast dla pracowników posiadających prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego maksymalny limit wynosi 376 godzin (od 52 tygodni odejmujemy 5 tygodni urlopu, co daje 47 tygodni, które mnoży się przez 8 godzin nadliczbowych) (pismo z 13.11.2008 r., DPR-III-079-612/TW/08).
Zatem najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wskazanie 376 godzin, chociaż dopuszczalne wydaje się wskazanie również 416 godzin (bowiem i tak zastosowanie będą miały normy ogólne dot. odpoczynku dobowego i tygodniowego oraz limitu tygodniowego nadgodzin – przeciętnie 48 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym, które – w zależności od sytuacji danego pracownika, mogą potencjalnie pozwolić lub nie na „wypracowanie” takiej liczby nadgodzin).
27. Czy pracodawca może badać stan zdrowia pracownika, np. jego temperaturę?
Pracodawca nie jest uprawniony do badania stanu zdrowia pracownika, co zostało potwierdzone w wyjaśnieniach Państwowej Inspekcji Pracy[1].
Dlatego w naszej ocenie – na dzień dzisiejszy (bowiem, jak wiemy, sytuacja jest dynamiczna i nie wiemy, jakie ewentualne nowe przepisy zostaną wprowadzone) – nie ma możliwości badania temperatury ciała pracowników i innych osób.
Co więcej, z wyjaśnień PIP wynika także, że pracodawca nie może skierować pracownika na badania nawet wtedy, gdy widać, że jest on przeziębiony. Na wskazanej stronie możemy przeczytać, że „Przepisy Kodeksu pracy oraz wspomnianego rozporządzenia nie uprawniają natomiast pracodawcy do skierowania pracownika na badania lekarskie w sytuacji, gdy np. pracownik jest przeziębiony i może zagrażać innym pracownikom, bez zgody tego pracownika, jeżeli nie zbiega się to z terminem kolejnego badania okresowego.”
Dlatego w naszej ocenie trzeba monitorować na bieżąco komunikaty pojawiające się na stronie PIP oraz GIS i MZ, ale w chwili obecnej nie ma możliwości „oczekiwania” od pracowników zgody na takie badania.
Można byłoby się zastanawiać, czy istnieje możliwość badania pracowników za ich zgodą (na przykład właśnie po wprowadzeniu procedury wewnętrznej), jednak w praktyce mogłoby się to wiązać z potrzebą uzyskania takiej zgody na piśmie, bowiem w przeciwnym razie pracownicy mogliby twierdzić, że nikt ich o zgodę nie zapytał, albo że nie wyrazili wyraźnej zgody (co mogłoby mieć miejsce, jeśli chcielibyśmy przebadać wszystkich pracowników np. przy wejściu i byliby oni traktowani „z marszu”). Dlatego wydaje nam się, że takie rozwiązanie – w świetle stanowiska PIP – byłoby wysoce ryzykowne.
Jeśli chodzi o samo przetwarzanie, jeśli pracownicy sami np. podaliby informację o powrocie z kraju, gdzie doszło do licznych zakażeń i wyrazili zgodę na przetwarzanie takiej informacji, w naszej ocenie dane mogłyby być co do zasady przetwarzane, bowiem istnieje ważny cel przetwarzania, a podstawą byłaby zgoda. W takiej sytuacji pracownicy powinni zostać poinformowani odpowiednio o czasie przetwarzania takich danych (np. do ustania zwiększonego zagrożenia zarażaniem koronawirusem).
W zakresie danych osobowych stanowisko wydał Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO). W stanowisku wskazano, że przepisy o ochronie danych osobowych nie mogą być stawiane jako przeszkoda w realizacji działań w związku z walką z koronawirusem (pełna treść oświadczenia dostępna jest pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/138/1456).
[1] https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108072,wyjasnienia-pip-w-zwiazku-z-koronawirusem.html
28. Co należy zrobić z pracownikiem, który w badaniu temperatury będzie wykazywał objawy choroby?
Jak wyjaśniliśmy powyżej, w naszej ocenie na chwilę obecną nie ma możliwości takiego badania przez pracodawcę.
W teorii przepisy k.p. pozwalają na odsunięcie pracownika od pracy w przypadkach wystąpienia bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia i życia współpracowników.
Z godnie z art. 2092 k.p.:
- 1. W przypadku możliwości wystąpienia zagrożenia dla zdrowia lub życia pracodawca jest obowiązany:
1) niezwłocznie poinformować pracowników o tych zagrożeniach oraz podjąć działania w celu zapewnienia im odpowiedniej ochrony;
2) niezwłocznie dostarczyć pracownikom instrukcje umożliwiające, w przypadku wystąpienia bezpośredniego zagrożenia, przerwanie pracy i oddalenie się z miejsca zagrożenia w miejsce bezpieczne.
- 2. W razie wystąpienia bezpośredniego zagrożenia dla zdrowia lub życia pracodawca jest obowiązany:
1) wstrzymać pracę i wydać pracownikom polecenie oddalenia się w miejsce bezpieczne;
2) do czasu usunięcia zagrożenia nie wydawać polecenia wznowienia pracy.
W przepisach jest jednak luka i tak naprawdę nie wiadomo, jak dokładnie postąpić w opisanym przypadku. (Zgodnie ze stanowiskiem PIP nie można w takim przypadku skierować na obowiązkowe badania).
Oczywiście można zasugerować lub nawet polecić pracownikowi udanie się do Sanepidu i wydaje się, że każdy rozsądny pracownik powinien to zrobić. Jeśli jakiś pracownik nie wyraziłby zgody, należałoby taką sprawę ocenić indywidualnie (np. wziąć pod uwagę, czy pracownik wrócił z zagranicy itp.) i rozważyć podjęcie innych środków – np. powiadomienie Sanepidu przez pracodawcę albo kontakt z Sanepidem i ew. Inspekcją Pracy w celu uzyskania informacji, co pracodawca może zrobić w tym konkretnym przypadku.
Jeszcze raz prosimy o zwrócenie uwagi, że w związku z niezwykle dynamiczną sytuacją, należy monitorować nowe ogłaszane przepisy zmieniające prawa i obowiązki przedsiębiorców i pracodawców.